Как проверить отчетность бухгалтера

КАК ПРОВЕРИТЬ БУХГАЛТЕРСКУЮ ОТЧЕТНОСТЬ

Перед отправкой годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности организация должна произвести проверку полноты и правильности ее заполнения. Именно на этом завершающем этапе проверки еще есть возможность выявить возможные нестыковки и своевременно устранить обнаруженные ошибки. Порядок тестирования отчетности может быть установлен организацией самостоятельно.

1. Соответствие общим требованиям к бухгалтерской (финансовой) отчетности, установленным ст. 13 Закона № 402-ФЗ и ПБУ 4/99.

2. Полнота информации в отчетности.

Проверяется наличие всех форм бухгалтерской отчетности, установленных законодательно.

Особое внимание требуется уделить тем строкам в отчетности, в которых автоматизированным способом были проставлены прочерки. В этом случае следует убедиться, что организация действительно не осуществляла операций, в результате которых появились такие «перечеркнутые» показатели.

3. Достоверность отчетности.

Недостоверные сведения в отчетности могут привести к самым печальным последствиям. Между тем понятие достоверности законодательством не определено. С точки зрения аудита под этим понятием понимается такая степень точности данных бухгалтерской отчетности, которая позволяет пользователям делать на ее основе правильные выводы о результатах деятельности экономических субъектов и принимать основанные на этих выводах решения.

К числу задач проверки на достоверность можно отнести:

– проверку правильности оформления бухгалтерской отчетности (заполнение всех необходимых реквизитов, наличие подписи руководителя организации либо иного лица, которому такие полномочия переданы на основании доверенности);

– проверку сопоставимости показателей предыдущих отчетных периодов, отражаемых в графах «На 31.12.2014», «На 31.12.2013», с данными отчетности прошлых лет. Различия будут означать, что организация либо исправляла ошибки прошлых лет, либо изменила учетную политику. Но в этом случае разница должна быть отражена в разделе 2 «Отчета о движении капитала»;

– проверку соответствия показателей всех форм бухгалтерской отчетности;

– проверку соответствия показателей в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Взаимоувязка показателей бухгалтерской и налоговой отчетности

В ряде случаев правильность формирования данных бухгалтерской отчетности можно проверить путем их соотнесения с показателями налоговых деклараций.

К примеру, декларацию по налогу на прибыль можно сверить не только с отчетом о финансовых результатах и отчетом о движении денежных средств, но и с балансом.

Такой способ проверки позволит своевременно выявить расхождения между отдельными показателями налоговой и бухгалтерской отчетности, внести необходимые исправления (в случае признания данных расхождений ошибочными), что в дальнейшем избавит от объяснений с налоговой инспекцией и необходимости представления уточненных деклараций.

Сверку показателей отчетности проводят и налоговые органы.

Для этого существуют специальные контрольные соотношения, которые до недавнего времени являлись закрытой служебной информацией. В настоящее время гриф «ДСП» снят и соотношениями могут воспользоваться все налогоплательщики. Обновленные контрольные соотношения ФНС России направляет открытыми письмами и размещает их на своем официальном сайте (письмо ФНС России от 23.03.2015 № ГД-4-3/[email protected]).

В случае выявления расхождений между отдельными показателями налоговых деклараций и данными отчетных форм налоговый орган может потребовать представить пояснения причин таких расхождений (п. 3 ст. 88 НК РФ). При этом в некоторых случаях такие расхождения могут стать основанием для проведения углубленной камеральной проверки или для включения организации в список претендентов на выездную проверку (письмо ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/[email protected]).

Для того чтобы пользователи системы ГАРАНТ смогли методично и последовательно провести проверку отчетности перед отправкой, экспертами компании «Гарант» подготовлены таблицы взаимоувязки показателей – хорошее подспорье на завершающем этапе проверки.

Таблицы взаимоувязки вы найдете в следующих материалах «Энциклопедии решений. Бухгалтерский учет и отчетность»:

• взаимоувязка показателей бухгалтерской и налоговой отчетности;

• взаимоувязка показателей Бухгалтерского баланса и Отчета о финансовых результатах;

• взаимоувязка показателей Бухгалтерского баланса и Отчета о движении денежных средств;

• взаимоувязка показателей Бухгалтерского баланса и Отчета об изменениях капитала;

• взаимоувязка показателей Бухгалтерского баланса и Пояснений к балансу и Отчету о финансовых результатах;

• взаимоувязка показателей Отчета о финансовых результатах и Отчета об изменениях капитала.

Чтобы найти эти материалы в системе ГАРАНТ, введите в строку Базового поиска: взаимоувязка показателей.

Как проверить своего главного бухгалтера?

Ответьте себе честно, доверяете ли вы своему бухгалтеру на 100%? Чаще всего «Да» отвечают в том случае, когда не хотят самостоятельно разбираться в различных отчётностях. Однако ошибки и халатность бухгалтера могут привести к серьёзным последствиям, от штрафов до необходимости закрытия фирмы. При этом сам бухгалтер в такой ситуации, как правило, просто увольняется и избегает ответственности. Одним из самых эффективных способов проверить документацию является аудиторский контроль, которым ни в коем случае не нужно пренебрегать, особенно если у вас уже появились сомнения. Помимо этого мы так же предлагаем вам 6 основных методов контроля работы, которые помогут избежать неприятностей. Вы сможете использовать их самостоятельно, не вдаваясь в тонкости ведения бухучёта.

Проверка счета-фактуры

Обратите внимание, как оформлены документы. В счетах-фактурах обязательно должны быть заполнены следующие пункты:

  • Наименование, адрес и ИНН покупателя
  • Наименование и адрес грузополучателя и грузоотправителя
  • Дата и номер выписки счёта-фактуры
  • Наименование и единица измерения поставляемых товаров
  • Количество поставляемых товаров
  • Стоимость за общее количество поставляемых товаров без налога
  • Цена по договору за единицу измерения без налога
  • Налоговая ставка
  • Предъявляемая покупателю сумма налога (определяется исходя из применяемых налоговых ставок)
  • Сумма акциза (для подакцизных товаров)
  • Конечная стоимость общего количества поставляемых товаров с учётом налога
  • Страна происхождения товара и номер таможенной декларации при его наличии.

Кроме того, счета-фактуры должны быть подписаны главным бухгалтером и директором (либо иными сотрудниками, имеющими на это полномочия по доверенности.

Вообще, ошибки в заполнении счётов-фактур можно назвать «любимыми» у налоговиков, поскольку при неверном заполнении по ним нельзя принять НДС к вычету.

Кадровые документы

В том случае, если у вас есть нанятые сотрудники, проверьте наличие договоров с ними, приказов на приём и увольнение, штатного расписания, а так же графика отпусков. При проверке со стороны трудовой инспекции их отсутствие обернётся штрафом от 30 до 50 тысяч.

Меры против фирм-однодневок

Если в ваших контрагентах окажутся фирмы-однодневки, это вызовет вопросы налоговиков и к вам. В связи с этим на каждого из контрагентов у вас должен быть определённый набор документов: выписка из ЕГРЮЛ (желательно запросить самостоятельно), набор учредительных документов, набор писем из регистрирующих органов (ПФР, ФСС, медстраха, статистики и т.д.), паспорт директора.

Правильность ведения кассы

На любом предприятии должна вестись кассовая книга, а так же отчёты кассира с расходными и приходными кассовыми ордерами. Так же проверьте, соблюдается ли лимит кассы (его в начале года устанавливает ваш банк). Кроме того, не забывайте о том, что если расчёты с покупателями и поставщиками ведутся наличными, предельная сумма не должна превышать 100 тысяч рублей. Такое нарушение порядка ведения кассовых операций может стать причиной штрафа от 30 до 40 тысяч.

Акты сверок контрагентов

Почему нужно запрашивать акты сверок от ваших контрагентов? Бывают ситуации, когда бухгалтера принимают дубли одних и тех же счетов-фактур (например, если один отсылался почтой, а другой передавался менеджером), не проверяя, были ли они приняты контрагентом, и принимают к вычету НДС по каждому из них. Стоит ли говорить, что этих ситуациях речь идёт порой об очень существенных суммах?

Исключение человеческого фактора

И, конечно, самым надёжным методом защиты от любых ошибок по части налогового и бухгалтерского учёта является распределение безопасности организации на нескольких человек. Каким бы честным, компетентным, опытным не был ваш бухгалтер, людям свойственно ошибаться. А в случае с бухучётом это может быть чревато большими штрафами. Вот почему имеет смысл обращаться в сторонние специализированные организации. При получении штрафов от налоговой ответственность будет лежать уже на них, а не на вас, что, в конечном счёте, будет выгоднее, чем выплаты штрафных санкций.

Сервис для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности, разработанный для малых предпринимателей. Сервис помогает людям сохранять время и фокусироваться на бизнесе.

Прямо сейчас, вы можете попробовать наш сервис в действии совершенно бесплатно!

Проверка бухгалтера на мошенничество

Найти хорошего бухгалтера – большая удача для любого руководителя. Впрочем, проверять его работу время от времени не помешает. За самым ответственным и исполнительным человеком, причем взятым по рекомендации, способен скрываться аферист.

Марина Кулинкова работала бухгалтером в одном из муниципальных предприятий сферы ЖКХ в городе Екатеринбурге. На работу устроилась по знакомству – новому начальнику ее порекомендовала сестра. Первый год руководство не могло нарадоваться на Марину Николаевну – ответственная, исполнительная, засиживается сверхурочно и не требует за это прибавку к зарплате. Впрочем, зарплата и так была неплохая, плюс премии и различные бонусы. А спустя еще год в компании разразился громкий скандал, и связан он был с Кулинковой. Фирма обнаружила недостачу – 120 тысяч рублей. Руководитель устроил проверку, и все указывало на Марину Николаевну. Главбух просто присвоила деньги себе, мотивировав это тем, что ей было необходимо срочно заплатить за учебу сына – он поступал в университет на коммерческой основе. Работник учета понадеялась на то, что на недостачу сразу внимания не обратят, а со временем она как-нибудь сможет вернуть деньги назад. Руководство в положение сотрудницы вошло, памятуя о ее заслугах, ответственности, добросовестности. В конце концов, всякое в жизни бывает. Однако безграничного доверия к Кулинковой после этого случая не стало – взяла раз, может взять снова. А вдруг брала и до этого? Было решено провести аудиторскую проверку.

Другие махинации

В ходе проверки выяснилось, что 120 тысяч рублей – это капля в море по сравнению с тем, что выделывала Марина Николаевна. Используя свое служебное положение, без каких-либо уточняющих документов она подделывала платежные поручения, перечисляя на расчетные счета фирм-«однодневок» деньги предприятия. Таким нехитрым путем Марина обналичила ни много ни мало пять миллионов рублей. Часть денег бухгалтер потратила на погашение кредита за машину, которая была записана на имя мужа. Еще часть средств она отписала строительной компании, с которой у Кулинковой был заключен договор на постройку дачи. Оставшиеся же деньги были отправлены на расчетный счет, также оформленный на имя мужа. Причем Марина Николаевна потеряла бдительность до такой степени, что ей казалось, будто раскрыть подобные махинации невозможно. И ведь действительно они оставались незамеченными, пока не случилась накладка со сравнительно небольшой, казалось бы, суммой в 120 тысяч рублей! Почему нельзя было оплатить учебу, сняв деньги со счета мужа, Кулинкова внятно объяснить не смогла. Было похоже на то, что взятые тысячи она возвращать не собиралась.

Другие публикации:  Приказ об оплате сотовой связи сотрудников

Бухгалтера-афериста привлекли к суду по статье 160 УК РФ – «присвоение и растрата». Марина Николаевна не растерялась и наняла хорошего адвоката. Причем она твердо считала себя невиновной, мотивируя свои кражи тем, что в стране воруют все – от чиновников высшего ранга до дворника. Наглость женщины удивила даже судей. Марине Николаевне присудили штраф в размере 500 тысяч рублей и назначили срок лишения свободы – четыре года. Кулинкова твердила, что не согласна с вынесенным приговором и постарается обжаловать его. Суд, о котором мы написали, состоялся в октябре 2009 года, и с тех пор о Марине Николаевне ничего не слышно. Видимо, адвокат посоветовал своей подзащитной не поднимать шум и не качать права, так как бывший начальник бухгалтера считал, что приговор чересчур мягкий, и потому итог второго судебного заседания мог закончиться для Кулинковой и более плачевно. За свои махинации подсудимая вполне могла расстаться со свободой на все шесть лет и более. Видимо, тот факт, что свою защиту Кулинкова доверила грамотному адвокату, все-таки сыграл свою роль.

Комментирует адвокат Геннадий Андрющенко:

«История поражает своим цинизмом, потому что Кулинковой следовало раскаяться и признать свою вину, а уж никак не заявлять о том, что в России воруют все. Может, так оно и есть, но на суде подобные заявления однозначно играют против обвиняемого. А что касается самого предприятия, «вскормившего» расхитительницу высшего класса, то они тоже хороши. Это что ж за бардак должен быть на фирме, чтобы вовремя не спохватиться и не заметить хищения пяти миллионов рублей? И чисто случайно обратили внимание на исчезнувшие «вдруг» 120 тысяч! Бухгалтер однозначно виноват, но считаю, что руководству следует проявлять больше бдительности. Не все, работая с деньгами каждый день, увы, могут оставаться честными и равнодушными к денежным потокам».

Получается, что бухгалтер нуждается в таком же контроле со стороны руководства, как и любой другой рядовой сотрудник. Однако не всегда руководитель должным образом разбирается в бухгалтерии, чем сотрудники учета иногда и пользуются.

Бухгалтер рекламной компании Ирина Леонидова делится своим мнением:

«Возможно, у меня нет большого соблазна присвоить себе деньги, так как оборот фирмы, в которой я работаю, маленький, но я все равно не понимаю тех, кто идет на подобные авантюры! Работа бухгалтера сама по себе довольно опасна – обвинить могут и невиновного, а уж когда такое явное хищение! Не стоят никакие деньги того, чтобы дети остались без матери на несколько лет. Да и куда потом со штампом о пребывании в местах лишения свободы? Судимый бухгалтер востребован только в анекдоте. В жизни все совсем иначе. Тем более что любой руководитель может проверить соискателя на эту должность в Интернете или через специальную программу, где публикуются результаты всех судебных разбирательств. Кто потом захочет так рисковать?»

Лучше держать дистанцию

Действительно, практически все случаи махинаций не остаются незамеченными. Как правило, бухгалтера привлекают к суду, а уж мера наказания зависит от размера хищения, от адвоката, от лояльности судьи, от удачи, в конце концов. В любом случае бесследно такие дела не проходят, и устроиться на работу в маленьком городе потом очень сложно. А уж проведенные несколько лет в тюрьме точно не стоят никаких денег!

А как может обезопасить себя руководитель компании? Каждый раз устраивать аудиторские проверки, чтобы узнать, насколько честно работает бухгалтер, накладно и неудобно. Чтобы оградить себя от мошенничества со стороны работника учета, достаточно при приеме его на работу намекнуть о том, что фирму время от времени навещает аудитор. Иногда это может подействовать отрезвляюще.

Даже если отношения с главным бухгалтером хорошие и почти дружеские, это вовсе не значит, что стоит безоговорочно доверять ему и никоим образом не вмешиваться в его дела. В конце концов, и работник учета не застрахован от элементарных ошибок, которые лучше заметить своевременно.

Комментирует Эльвира Башинская, руководитель туристической компании.

«Сама лично я не сталкивалась с мошенничеством работников учета, но слышала о них немало. Честно говоря, стараюсь об этом не думать, но статистика откровенно пугает. У моей коллеги был случай, когда она дружила со своим бухгалтером, а та обкрадывала ее. Выяснилось это тоже почти случайно – она переживала вдвойне. Бухгалтер, кстати, исчезла, никто не может ее найти. Вот тебе и дружба! Видимо, когда в дело вмешиваются деньги, дружба не выдерживает. Поэтому я стараюсь держать дистанцию со своим работником учета и время от времени приглашать бухгалтера со стороны, чтобы провести проверку».

Честному бухгалтеру подобные проверки могут показаться обидной мерой, однако работа есть работа; да и бдительного руководителя вполне можно понять; а потому все, что требуется от сотрудника учета, имеющего доступ к кассе родной фирмы, – относиться к вверенным обязанностям добросовестно и не бояться лишнего контроля.

Светлана Ивашенцева, эксперт журнала «Расчет»

Как проверить бухгалтера – 3 легких способа

Бухгалтера надо проверять. Проверка позволит вам убедиться, что все сделано верно и можно «спать спокойно». Если нужно проверить бухгалтера, делать это следует так.

  1. Сверьтесь с налоговой инспекцией
  2. Проверьте корректность обороток
  3. Проверьте знание новшеств законодательства

1. Сверьтесь с налоговой инспекцией

Подготовка: распорядитесь, чтобы ваш главный бухгалтер взял сверку с налоговой инспекцией. Документ, который он получит, будет называться «справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам». Сверка делается электронно через ваш сервис сдачи отчетности в электронном виде. Или запрашивается лично в налоговой инспекции. Срок подготовки ответа налоговиками — 5 рабочих дней.

Проверка: посмотрите глазами на полученный документ. Если в ней есть минусы — это недоимка. Плюсы — переплата. Однако, тут нужно учесть нюанс: правила ведения бухучета и правила начисления налогов в налоговой инспекции различаются. Бухгалтер делает начисление последним днем квартала, а налоговая инспекция последним днем уплаты, но не раньше, чем сдана декларация — это может привести к разным цифрам в бухучете и в полученной справке. Давайте на примерах.

Пример 1

Сегодня 08 сентября 2016 года. У вас ООО на УСН. На сегодняшний день вы запрашиваете сверку и получаете ее 14 сентября. В вашем учете налог уже начислен и уплачен. В учете у хорошего главбуха на сегодняшний день должен числиться 0.

В налоговой инспекции еще нет вашей декларации за 2016 год, вы сдадите ее не ранее 1 января 2017 года. Поэтому налоговая не знает, какие суммы у вас начислены, и не сможет посчитать недоимку и пени до момента сдачи декларации (но вот после сдачи проверит все до копеечки задним числом). Но все уплаченное в лицевой счет уже попало. Следовательно, в сверке будет стоять переплата — сумма, уплаченная вами за 1 и 2 квартал 2016 года. Например, в 1 квартале вы заплатили 500 рублей, а во втором 1000. В сверке будет стоять 1500 рублей.

Расхождения: в бухучете 0, в справке переплата 1500. Это нормально.

Анализ результатов: бухгалтер должен знать правила попадания начисленных и уплаченных налогов в сверку (если нет, дайте ему прочесть мою статью). И должен объяснить каждую цифру из полученного документа от налоговиков. Если там переплата 1500, а у вас УСН, то бухгалтер должен показать вам, что это сумма двух платежек. Если же вместо этого ответы: «не знаю», или «они там что-то напутали» или «ой, это ерунда какая-то, так не должно быть» – бейте тревогу! У вас неполадки в лицевом счете, это ведет к недоимкам, пеням, которые списываются с расчетного счета без предупреждения.

Пример 2

У вас ООО на ОСНО. Вы микропредприятие с небольшим оборотом до 60 млн в год, платите НДС и налог на прибыль. Сегодня 8 сентября 2016 года. Налог на прибыль в бухучете начислен и уплачен. НДС начислен полностью, а уплачен либо тоже полностью, либо 2/3 от суммы налога.

Что должно быть в сверке:
Налог на прибыль: 0
НДС: либо 0 (если платите по 1/3), либо переплата в размере 1/3 (если оплатили полностью).

2. Проверьте корректность обороток

Оборотка – это «оборотно-сальдовая ведомость» – основная ведомость бухгалтерского учета, основной регистр бухгалтерского учета. Это главнейшая ведомость, которая показывает, что у вас оприходовано в учете, как учет ведется и где косяки. На основании оборотно-сальдовой ведомости заполняется вся бухгалтерская отчетность. Чтобы проверить главного бухгалтера, обязательно нужно проанализировать оборотки.

Подготовка: попросите вашего бухгалтера распечатать главную оборотку с начала года до последнего закрытого периода. Сегодня 8 сентября 2016 года надо печатать оборотку за 1 полугодие (с начала года по 30.06.2016). Также желательно распечатать (или проанализировать с компьютера) оборотки по всем счетам внутри главной.

Проверка: посмотрите глазами на оборотку. Можно даже с экрана компьютера. Видите красные цифры (на компьютере) или минусы (в бумажном документе)? Это косяк. Бухгалтерский учет так придуман, что минусов быть не может. Все минусы отображаются в другой колонке с плюсом. Минусы – это неверное применение методологии учета.

Другие публикации:  Пояснительная записка к возмещению ндс

Пример 3

Очень часто можно встретить минусы по счету 60 «расчеты с поставщиками». Счет 60 имеет два субсчета – один для авансов, другой для расчетов, в том числе по постоплате. Некоторые бухи пренебрегают ведением счета авансов, «кидая» сразу все суммы на счет расчетов. Или ошибка может возникнуть при проведении документов задним числом, при этом аванс превращается в постоплату, или наоборот, а перепровести базу 1С бухгалтер забывает.

Казалось бы, ну что такого в том, что неверно определено, аванс это поставщику или постоплата? А дело вот в чем: методика 1С заключается в том, что если ты все верно внесешь в программу, то программа сама правильно заполнит все отчеты. 1С почти никогда не ошибается (за редчайшим исключением), ведь на нее работает огромнейший отдел налоговых экспертов, методологов и программистов, — это доказано на практике, что 99% ошибок в 1С случаются из-за неумелой работы в ней. Вы же не допустите человека, не умеющего работать, к пилораме, верно? Так и в бухгалтерии, не умеешь работать в 1С – иди учись! Итак, проблема в том, что, если при внесении данных вкрадывается ошибка сотрудника, отчеты автоматически могут не заполниться, или заполниться с ошибкой.

Теоретически, раньше (лет 10 назад) главные бухгалтеры не доверяли программе и проверяли отчеты вручную. Много вы знаете бухгалтерских специалистов в наше время, которые могут что-то сделать в учете вручную? Или чаще слышите «у меня машина так посчитала»? Так вот, залог успешной работы бухгалтера – не только знания (хотя знания — это важно), но и правильная работа в качественной бухгалтерской программе.

Руководителю компании обычно некогда заниматься проверкой бухгалтерских обороток. Есть хороший и недорогой выход – экспресс-аудит. Услуга «экспресс-аудит бухгалтерского учета» предоставляется многими бухгалтерскими и аудиторскими компаниями. Некоторые предоставляют ее бесплатно (но будьте аккуратны – бесплатно означает, что вас привлекают на обслуживание, значит нужно найти как можно больше, и не факт, что это действительно ошибка). Лучше обратиться за платной услугой, цены на нее колеблятся от 10 до 20 тысяч рублей за проверку.

3. Проверьте знание новшеств законодательства

За этот способ проверки некоторые коллеги меня «съедят», и будут правы. Конечно, проверять профессиональные знания специалиста должен другой, более квалифицированный специалист. Но что если такого нет? Мои советы подойдут и тем, кто хочет проверить квалификацию бухгалтера при приеме на работу.

Схема 1. Для мягких руководителей

Спросите своего бухгалтера: «А какие у нас сейчас новости в законодательстве, что изменилось». И дождитесь ответа. Если вы будете спрашивать регулярно, то бухгалтер подпишется на новостную рассылку и будет в курсе законодательства.

Схема 2. Для жестких руководителей

Подпишитесь на любую рассылку бухгалтерских новостей и, после ее получения, спросите у своего сотрудника: «А я вот тут читал, что с нового года кассы будут работать в режиме онлайн. Что ты об этом знаешь?». Если главбух не дурак, он тут же подпишется на аналогичную рассылку и будет готов к вашим вопросам. Если нет, и из недели в неделю главный бухгалтер будет знать меньше вас, то ответ очевиден. А что делать с таким бухгалтером, решайте сами.

Давайте подытожим. Как проверить бухгалтера на профпригодность самостоятельно? Сверьтесь с налоговой, проверьте бухучет, оцените знания. А если самостоятельно не хочется этим заниматься, то можно доверить проверку бухгалтера профессионалам. Опытные аудиторы проведут сверки и проверят лицевой счет, проверят учет и, если вы захотите, знания вашего бухгалтера.

Наступает время перемен, и бухгалтер должен им соответствовать!

Напишите нам, чтобы заказать экспресс-аудит вашей компании:

Как предпринимателю проверить своего бухгалтера

Фото: представлено Б. Дабаевым

7 простых способов, которые можно применить уже сегодня

Каждый руководитель понимает, что для стабильной работы предприятия нужен высококвалифицированный бухгалтер, так как в бухгалтерском учете и российском налоговом законодательстве несведущему человеку разобраться практически невозможно. К тому же, время от времени предприниматели делятся друг с другом историями, как, например, директор компании случайно узнал о запущенности бухучета в своей фирме.

Как вовремя проверить работу бухгалтера, рассказал эксперт infpol.ru.

Арбитражный юрист, член Палаты налоговых консультантов России, консультант по налогам и сборам, специалист по договорному праву Бато Дабаев:

— Более всего под такую опасность подпадают небольшие предприятия, ведь руководство таких компаний осуществляется директором самостоятельно. Порою, директор не в состоянии своевременно проконтролировать качество работы бухгалтерского отдела. Иногда у него просто нет для этого необходимых знаний.

Самая распространенная ситуация для бизнеса в нашем городе, когда срочно необходим бухгалтер и руководитель. Пытаясь сэкономить, директор приглашает на работу неопытных бухгалтеров, родственников, «на которых можно положиться», в результате чего, отчетность может сдаваться нерегулярно, но в это — никто не вдается. А то, что отчетность совершенно не отражает реальности, а сам учет не велся вообще, выясняется уже тогда, когда такой бухгалтер уходит с должности. В дальнейшем стоимость восстановления учета зачастую оказывается очень высокой.

Проведение аудиторской проверки. Безусловно, один из самых надежных способов проверки качества работы бухгалтера и всей компании. Однако на практике, аудиторская проверка — весьма затратное мероприятие, которое может себе позволить не каждая организация. К примеру, аудиторскую проверку в нашем городе, вероятно, могут позволить крупные торговые сети. При этом возникает сложность в передаче на проверку всего огромного «пласта» документов. Также возникает проблема отсутствия доступных в Бурятии по ценовой категории и по качеству услуг аудитора. Некоторых предпринимателей отпугивает аудиторская проверка раскрытием внутренней, конфиденциальной информации перед третьими лицами.

Конечно, если вы руководитель крупного предприятия и считаете подобные траты оправданными, то вызывайте аудиторов, и они проверят вашу бухгалтерию.

Если аудиторская проверка, на ваш взгляд — слишком дорогое мероприятие, попытайтесь проверить главного бухгалтера самостоятельно. Даже если вы далеки от бухгалтерской отчетности, существуют документы, содержащие сведения, которые вам как руководителю наверняка известны.

Поэтому, давайте рассмотрим 7 простых способов контроля бухгалтера, которые можно применить уже сегодня.

Способ №1. Как проверить состояние расчётов с контрагентами?

Возьмите отчет о расчетах с контрагентами. Это документ, который наглядно демонстрирует, что должны вы своим поставщикам и что должны вам покупатели. Скорее всего, такие сведения известны вам не хуже, чем бухгалтеру. Поэтому вы с легкостью можете проверить достоверность бухгалтерских документов.

Руководителю рекомендуется раз в месяц (можно и раз в квартал) отслеживать задолженность контрагентов. Желательно, проверку проводить в начале и конце периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке.

Способ №2. Как проверить движения денежных средств по расчетному счету?

Директору нужно убедиться в отсутствии «несанкционированных» платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но всё ещё остается практика, когда руководитель, желая освободить своё время, передаёт ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.

Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки «платёжек». Сейчас в банке есть «технический» ключ. Он позволяет подготовить платёжку, посмотреть выписки и загрузить их в «1С». Но без подписи директора программа не отправит ни один платёж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.

Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчётным счетам. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.

Способ №3. Как проверить кассу?

Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И «минуса» в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах.

Способ №4. Как проверить склад?

Склад проверяется не по фактическому наличию на нём товара, а по учёту. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять.

Попросите у бухгалтера отчет по остаткам на складе и первичные документы. Подсчитайте суммы, указанные в приемных накладных и документах по отгрузке. Это даст вам некоторое представление об организации складского учета и своевременности заполнения документов бухгалтером.

Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.

Любые непонятные вам расхождения в этих значениях говорят о наличии проблем.

Способ №5. Как проверить расчёты по налогам?

Самый быстрый способ — это взять сверку в налоговой инспекции. Руководитель может без ведома бухгалтера с паспортом сходить в налоговую инспекцию по месту учета и запросить справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. У налогового инспектора можно спросить откуда и когда образовалась переплата или недоимка в данной справке. С этими же вопросами можно обратиться к бухгалтеру для разъяснения.

Чтобы избежать потерю времени в налоговой, можно подключится к личному кабинету налогоплательщика и не вставая с рабочего места руководитель может проверить сданные декларации с начисленными суммами налогов и оплату налогов.

Способ №6. Как проверить качество оприходования и учета товарно-материальных ценностей?

Для контроля оприходования товарно-материальных ценностей, ознакомьтесь выборочно с документами по приобретению товара и других ценностей. При осмотре документации вам следует обратить внимание на наличие следующих фактов:

  • наличие реквизитов сторон;
  • указание материально ответственных лиц, которые оприходуют ценности;
  • наличие оригинальных подписей ответственных лиц за оприходования ценностей;
  • наличие визирования документа соответствующими отделами вашей компании;
  • наличие печатей сторон.

Если вы обнаружите документы, оформленные без обязательных реквизитов и принятые в учет бухгалтерией, это будет свидетельствовать, что контроль ценностей не достаточен или отсутствует.

Способ №7. Как выявить существуют ли «хвосты» в бухгалтерии вашей компании?

В бухгалтерии не всегда можно спрогнозировать затраченное время на обработку того или иного документа. А потому, если бухгалтер что-то не успевает, он оставляет менее важную работу на потом. А в первую очередь выполняет ту, которая непосредственно связана с подготовкой отчетности. Несомненно, самая первоочередная работа бухгалтера — это составление отчетности, а все остальное менее значимое. И та работа, которая осталась невыполненной, остается на тот момент, когда отчетность сдана, нет «горячки» и в наличии есть спокойное время до начала следующего налогового месяца.

Другие публикации:  Приказ мо рф 2010 г

Человеческая природа такова, что дела, оставленные на потом, очень часто превращаются в «хвосты». А «хвосты» имеют свойство накапливаться. О результатах такой ситуации можно только догадываться.

Рекомендуем вам проверить документацию, которая в первую очередь попадает в разряд «хвостов». К такой документации относятся: сведения по начислению зарплаты, табеля учета рабочего времени, авансовые отчеты.

Предложите вашему бухгалтеру показать последние распечатанные и подписанные вами документы. Если документация не оформлялась более чем за один месяц, то ваша бухгалтерия имеет видимые «хвосты» и их следует немедленно устранять.

Как видим, для того чтобы выявить потенциальные проблемы работы компании, директор может самостоятельно проконтролировать работу бухгалтерии, выделив для этого всего несколько часов своего времени. Пусть данный контроль не даст стопроцентного ответа о нарушениях в цифрах, но он позволит оценить работу бухгалтерии в целом и может стать отправной точкой для принятия соответствующих решений. Также просьба прислушаться к народной поговорке «Доверяй, но проверяй». Эти слова, не потеряли актуальность и по сей день.

Как самостоятельно оценить качество работы бухгалтерии

Одна из серьезных проблем для собственника или менеджера – как проверить качество работы своей бухгалтерии. Не секрет, что большинство менеджеров и собственников не обладают необходимыми глубокими знаниями для самостоятельной и полной проверки качества работы бухгалтерии. Однако есть некоторые вещи, которые можно сделать самостоятельно. Если с помощь нижеописанных способов вы найдете ошибки в своей бухгалтерии, рекомендуем вам воспользоваться нашей услугой “экспресс анализ качества бухгалтерского учета” для более детального обследования.

Ниже речь пойдет о некоторых, самых простых возможностях собственника или менеджера компании по контролю работы бухгалтерии. Для тех, у кого система налогообложения УСН (независимо 6% или 15% ). Мы рекомендуем вам вести бухгалтерский учет с самого начала деятельности компании. Что бы вам не говорил ваш бухгалтер, заставьте его вести бухгалтерский учет. Более подробно об этом мы рассказали в предыдущей записи.

Теперь о том, как быстро проверить некоторые вещи в бухгалтерии. Основное, что мы будем проверять, это соответствие данных в бухгалтерском учете с данными в реальной жизни. Расхождения в них однозначно свидетельствуют о проблемах.. Или в бухгалтерии, или в деятельности компании, или в том и другом. Итак, какие же документы и как может использовать собственник или менеджер, чтобы проверить качество работы бухгалтерии и качество ведения бухгалтерского учета.

Баланс и отчет о прибылях и убытках. ( форма N1 и форма N2 ). Каждый квартал, вам необходимо не просто подписывать эти документы, но и внимательно смотреть в них. Вы должны понимать большинство сумм, которые попадают в эти документы, внимательно изучать их и проверять, что они соответствуют действительности. Часть из статей баланса и отчета о прибылях и убытках вы можете проверить самостоятельно и сравнить их с другими источниками информации. По каждой статье баланса и отчета о прибылях и убытках, в которых есть какие то значения, вы должны понимать, что это такое. Не можете разобраться сами, с помощью интернета, задавайте вопросы бухгалтеру. Те суммы, которые можно сравнить с другими источниками – сравните. Например строка 010 в форме N2 ( выручка нетто от … ) это сумма отгруженных товаров и услуг за период ( за который сделана отчетность). Без НДС. Ее можно сравнить с данными по отгрузке Вашей торговой программы ( она же у вас есть ?:) ). Конечно, суммы в бухотчетности могут расходиться с данными вашей торговой программы. Расхождение показывает, насколько белый у вас бизнес, насколько правильно отражаются операции в бухучете или торговой программе. Вы должны понимать, откуда у вас берутся эти расхождения и приводить нежелательные расхождения к нулю.

Попросите у вашего бухгалтера следующие отчеты:

  1. инвентаризация расчетов с контрагентами
  2. инвентаризация остатков по складу
  3. инвентаризация основных средств
    Эти отчеты лучше просить в тот момент, когда бухгалтерия уже готова начислить налоги и сделать официальную отчетность, но еще этого не сделала. Тогда, все найденные ошибки можно будет легко учесть в текущем периоде. Иными словами, мы рекомендуем требовать от бухгалтера нижеописанные отчеты, изучать их, исправлять ошибки если они были найдены, после чего говорить бухгалтерии, что можно считать налоги и делать баланс.

Все эти три отчета можно легко сравнить с реальностью.

Расчеты с контрагентами показывают, кому должны вы и кто должен вам. Уж это то вы должны точно знать. Наличие в бухгалтерии долгов, которых нет реально, может обозначать одно из:

  1. бухгалтерия не получила необходимых документов, чтобы закрыть расчеты с контрагентом.
  2. бухгалтерия получила документы, но их не отразила.
  3. бухгалтерия неправильно отразила расчеты с контарагентом ( оплата по одному договору, отгрузка товаров и услуг по другому договору – как один из примеров )

Возможны и другие варианты, например воровство. Иными словами, у вас не должно быть непонятных вам сумм в этом отчете. Ведь это же ваши долги или долги вам. Ваши долги с вас спросят, а долги вам имеет смысл собирать. По хорошему, с каждым контрагентом надо подписывать ежегодно акт сверки, а с контрагентами, с которыми большой оборот, лучше это делать ежеквартально.

Остатки по складу. Расхождение реальных данных по остаткам товаров и материалов показывает, что у вас в компании или неправильно поставлен учет товаров и материалов, или плохо работает бухгалтерия ( не списывая своевременно то, что можно списать ), или же в компании просто воруют. Естественно, что если у вас на складе лежит “черный” товар, то его не будет в бухучете. В любом случае, необъяснимые расхождения остатков товара должно вас беспокоить и вам необходимо понять, в чем причина этого расхождения.

Наиболее частые причины, по которым остатки товара по складу ( и другим учетным счетам в бухгалтерии отличаются от реальности).

  • плохой складской учет. Не все товары приходуются правильно и своевременно, не на все отгрузки правильно и своевременно оформляются документы
  • выдача клиенту отгрузочных документов раньше фактического поступления товара на склад. Наиболее часто таким образом отгружаются товары госструктурам, которые не любят платить предоплаты и оплачивают по накладной и счету-фактуре.
  • неоформление отгрузок при использовании товаров для внутренних нужд. Например, забрали без оформления картридж со склада и вставили в офисный принтер.
  • пересортица в товаре. а именно, несовпадение наименования получаемого/отгружаемого товара с фактическим товаром.
  • неправильное оформление возвратов товара, ремонтов и так далее.
  • несвоевременное попадание документов в бухгалтерию.
  • неправильное оформление документов, что приводит к невозможности отражения их в бухгалтерском учете.
  • воровство.
  • многое другое

Иными словами. расхождение данных бухгалтерии с реальными остатками товара на складе может свидетельствовать о наличии более или менее серьезных проблем со складским и бухгалтерским учетом. Вы не должны допускать ситуаций, при которых в вашей компании реальный складской остаток расходится с бухгалтерским за исключением случаев, когда вы сами решили, что это надо сделать.

Если ваши ответственные сотрудники ( склада или бухгалтерии ) говорят, что эти расхождения невозможно убрать, скорее всего их надо менять.

Основные средства. Грубо, это то, чем Вы пользуетесь для ведения бизнеса. Мебель, компьютеры, принтеры, прочее оборудование. В этом списке должно быть только то, что у Вас реально есть. Расхождения этого отчета с реальностью обычно связано с причинами, описанными в предыдущем пункте. Бардак в учете, наличие неучтенных ( “черных” ) основных средств, воровство.

Все вышеперечисленное стоит делать каждый квартал. Такая проверка не даст полного представления о качестве работы бухгалтерии, но позволит контролировать регулярно основные и самые простые вещи и даст вам возможность приводить в порядок учет в компании до того, как это штрафами заставят сделать контролирующие органы..

Очень полезным отчетном в бухгалтерии, является оборотно-сальдовая ведомость ( за тот же период, за который делается отчетность). Попросите своего бухгалтера сделать ее для Вас, подробно, по субсчетам и субконто и объяснить, что обозначает каждая строка. В этом отчете Вы найдете гораздо больше точек для контроля, но это потребует от Вас чуть большего погружения в основы бухгалтерского учета.

В заключении хочется сказать, что вышеперечисленные документы не дают возможность проверить всю бухгалтерию. Но если в этих документах вы нашли описанные ошибки, вам стоит задуматься о следующих вещах:

  • смена главного бухгалтера, если она(он) не сообщили вам об этих проблемах до того, как вы нашли их сами.
  • смена главного бухгалтера, если она(он) не в состоянии их устранить по непонятным для вас причинам. Объяснения, что это никому не нужно, что нас никто не будет проверять не должны вас устраивать.
  • смена главного бухгалтера, если по вашему мнению именно бухгалтерия является источником этих проблем.
  • приведение в порядок внутренних процессов, если они являются источником проблем.

Если, с помощью вышеописанных документов, вам удалось найти ошибки, возможно стоит заказать более детальную проверку качества ведения бухгалтерского учета. Можно заказать полноценный аудит, но аудит может быть довольно дорогим удовольствием.

Можно обратиться к нам и воспользоваться нашей услугой “экспресс анализ бухгалтерского учета”. За несколько дней и несколько тысяч рублей, мы проведем гораздо более глубокое изучение вашей бухгалтерии и проверим не только вышеописанные проблемы, но и гораздо более сложные и серьезные.

Мы так же с удовольствием проконсультируем Вас по поводу устранения найденных ошибок, реорганизации бизнес процессов или предложим полноценное бухгалтерское обслуживание.