Организация хранения материальных ценностей на складах

Склады промышленных предприятий

Эффективность функционирования промышленного предприятия зависит не только непосредственно от качества самого промышленного производства, но и от организации складского хозяйства и транспорта. Склады промышленных предприятий – неотъемлемая часть общего технологического процесса производства, которое формирует организационные, технические и экономические требования к складской системе, устанавливает цели и условия ее оптимального функционирования, диктует условия переработки груза. Правильно организованное складское хозяйство способствует повышению ритмичности и организованности производства; сохранению качества продукции, материалов, сырья; улучшению использования занимаемых территорий; повышению эффективности работы транспорта, снижению простоев транспортных средств и транспортных расходов; высвобождению работников от непроизводительных погрузочно-разгрузочных и складских работ для использования их в основном технологическом процессе.

Система складирования призвана обеспечить оптимальное размещение груза на складе и рациональное управление им. Основными задачами складского хозяйства промышленного предприятия являются:

  • организация надлежащего хранения материальных ценностей;
  • бесперебойное обслуживание производственного процесса;
  • отгрузка готовой продукции.

По назначению склады промышленных предприятий подразделяются следующим образом: склады материально-технического обеспечения (сырья, материалов, комплектующих); склады готовой продукции; производственно-технологические склады (незавершенного производства, тары, инструмента, остатков и отходов).

Складирование сырья, материалов и готовой продукции необходимо в связи с колебаниями циклов производства, транспортировок и потребления. Склады разных типов могут создаваться в начале, середине и конце транспортных грузопотоков или производственных процессов для временного накапливания грузов и своевременного снабжения производства материалами в нужных количествах. Временное складирование (накапливание) готовой продукции обусловлено характером производства, транспорта и сбыта. Оно позволяет преодолеть временн’ые, пространственные, количественные и качественные несоответствия между наличием и потребностью в процессе производства и реализации продукции.

Структура складских хозяйств разных предприятий зависит от специфики производственного процесса, типа производства и объема выпуска продукции, хотя их общей особенностью является то, что склады промышленных предприятий характеризуются относительной однородностью перерабатываемых грузов, ритмичностью поставок потребителю и большими объемами хранения и переработки.

В настоящее время общепринятой является следующая классификация складов промышленных предприятий:

  • по характеру деятельности, т. е. по назначению – склады материальной продукции (снабженческие), внутрипроизводственные (межцеховые и внутрицеховые), сбытовые;
  • по виду и характеру хранимых материалов – универсальные и специализированные;
  • по типу конструкции – закрытые, полузакрытые, открытые, специальные (например, бункерные сооружения, резервуары);
  • по месту расположения и масштабу действия – центральные, участковые, прицеховые;
  • по степени огнестойкости – несгораемые, трудносгораемые, сгораемые.

На складе кроме операций складирования грузов выполняются еще и внутрискладские транспортные, погрузочно-разгрузочные, сортировочные, комплектовочные и промежуточные перегрузочные, а также некоторые технологические операции, поэтому склады следует рассматривать не просто как помещения или устройства для хранения грузов, а как транспортно-складские комплексы, в которых важную роль играют процессы перемещения грузов. Работа этих комплексов носит динамический, стохастический характер ввиду неравномерности перевозок грузов. На складах происходит преобразование грузопотоков, изменение параметров принимаемых и выдаваемых партий грузов по величине, составу, физическим характеристикам входящих грузов, времени отправки транспортных партий и т. д.

В общем случае складское хозяйство решает следующие задачи:

  • планирование транспортно-складских работ;
  • приемку, обработку (в том числе сортировку) грузов;
  • организацию надлежащего хранения (создание условий для исключения повреждений и порчи; поддержание необходимой температуры, влажности);
  • постоянный контроль и учет движения материальных ценностей;
  • своевременное обеспечение производственного процесса материалами, комплектующими изделиями и т. д.; создание условий, предотвращающих хищение материальных ценностей;
  • строгое соблюдение противопожарных мер безопасности (особенно на складах ГСМ, легковоспламеняющихся жидкостей и газов, красок и лаков, резинотехнических изделий, химикатов и т. п.);
  • комплектование готовой продукции, ее консервацию, упаковку, подготовку отгрузочной документации и отгрузку.

Основополагающим в системе управления товарными запасами на складе является соотношение между затратами на хранение таковых и потерями от снижения товарооборота в случае дефицита отдельных позиций. Поэтому основной вопрос, на который необходимо ответить при организации складского обслуживания, обычно формулируется следующим образом: какой оптимальный уровень материальных ресурсов следует иметь на каждом транспортно-складском комплексе для обеспечения требуемого уровня обслуживания потребителей? Остановимся более подробно на затратах, определяющих экономическую эффективность функционирования склада. К ним можно отнести затраты на покупку (доставку) товаров на склад, расходы на содержание товарных запасов (с учетом потерь от дефицита товарного запаса), затраты на выполнение заказов потребителей и, наконец, затраты на управление складским хозяйством.

Расходы на приобретение сырья, материалов и комплектующих можно разделить на две составляющих:

  • цена приобретаемого товара (оплата поставщику товара) с учетом транспортных издержек;
  • издержки самой складской системы (на ведение переговоров, связь и канцелярские расходы, оформление и распаковку товара, входной контроль и т. д.).

Для построения эффективной системы складирования готовой продукции необходимо рассмотреть следующие вопросы:

1. Способ транспортировки продукции со склада. Способ транспортировки оказывает непосредственное воздействие на организацию складского хозяйства, уровень запасов и уровень обслуживания потребителей. Различные способы транспортировки требуют различной организации работ, разных затрат и времени. Все это должно анализироваться и учитываться при выборе структуры складской системы.

2. Способ распределения – прямой или через отраслевые склады. Возможна или непосредственная отгрузка с предприятия продукции ее потребителю, или поставка через отраслевые склады. Отметим, что чаще используется смешанный, так называемый двухэшелонный поток поставки продукции: часть продукции предприятие отгружает потребителям непосредственно, а часть отправляет на отраслевые склады, с которых она поступает потребителям. Однако при поставках некоторых видов продукции используется и более сложная цепочка движения продукции: производитель – региональный склад – местный склад – потребители.

На эффективность функционирования складской системы огромное влияние оказывает выбор необходимого оборудования. В зависимости от физического состояния и характеристик хранимых материальных ценностей существует следующее складское оборудование:

  • для хранения и обработки штучных крупногабаритных грузов. Такие грузы могут храниться на складах в штабелях (в плоских, стоечных или ящичных поддонах) или на стеллажах, типы и параметры которых зависят от размеров, массы и особенностей хранящейся продукции, а также назначения склада, технологии переработки грузов, срока их хранения и других факторов;
  • для хранения и обработки тарно-штучных грузов (обычно используются поддоны и пакеты);
  • для хранения и обработки сыпучих грузов. Сыпучие грузы хранятся на открытых складских площадках в штабелях и траншеях различной формы и закрытых складах, а при небольших запасах – в бункерах разной формы;
  • для хранения и обработки жидких грузов. Жидкие грузы могут храниться на складах в таре (в бочках, бутылях, барабанах) или наливом;
  • для хранения и обработки газообразных грузов. Эти виды грузов хранят в контейнерах, цистернах, баллонах или других герметичных сосудах.

Эффективная работа любого склада зависит от степени технического оснащения и оборудования, используемого в технологическом процессе. Основными группами технологического оборудования являются: оборудование для погрузочно-разгрузочных работ и внутрискладской транспортировки; оборудование для зоны хранения и оборудование для автоматизации учетных операций. Вообще повышение эффективности использования складских площадей и емкостей на основе рационализации технологического процесса с применением прогрессивных схем механизации, современного подъемно-транспортного и технологического оборудования – одна из главных задач организации складского хозяйства. Разработка схем механизации проводится на основе учета следующих факторов:

  • детального анализа технологических процессов по операциям с целью выявления наиболее трудоемких работ;
  • максимального использования площади и объема складов;
  • поиска возможности расширения складских площадей;
  • сокращения расстояния перемещения грузов вручную;
  • оптимизации путей перемещения подъемно-транспортных машин;
  • уменьшения непроизводительных потерь энергоресурсов;
  • снижения числа перевалок грузов;
  • расширения использования подъемно-транспортного и технологического оборудования;
  • взаимозаменяемости подъемно-транспортного и технологического оборудования;
  • повышения производительности труда и уменьшения трудозатрат на переработку грузов;
  • обеспечения удобного доступа к товарам;
  • минимизации затрат времени на комплектование и отправку заказов покупателям;
  • обеспечения оптимальных условий труда работников на всех участках.

Подбор необходимого подъемно-транспортного и технологического оборудования для склада проводят с учетом соответствия его характеристик параметрам и особенностям грузов и характеру тех операций, которые необходимо осуществить, а также принципу минимальной материалоемкости. Оборудование должно быть доступно и удобно для обслуживания и соблюдения правил техники безопасности, обеспечивать экономическую целесообразность применения. При выборе конкретной схемы механизации необходимо учитывать товаро- и грузооборот, объем товарных запасов склада, коэффициенты использования площади и объема складов, распределение товаров по способам хранения (стеллажное, штабельное) и т. д.

Хранение материальных ценностей

Хранение материальных ценностей. Способы укладки (размещения) Одним из условий рациональной организации хранения грузов на складе является выбор оптимального способа их укладки, который определяется свойствами грузов, их формой, массой, особенностями Упаковки и т. д. Различают два основных способа укладки грузов при хранении: штабельный и стеллажный. Штабельную укладку применяют при хранении грузов, затаренных в мешки, бочки или иные средства тары (упаковки), имеющих правильные геометрические формы и способных воспринимать значительную нагрузку.

Высота укладки штабелей зависит от прочности тары и свойств грузов.

Стеллажную укладку применяют, как правило, для хранения разукомплектованных грузовых единиц.

Виды стеллажной укладки условно делятся на: складирование в полочных стеллажах высотой до 6 метров; складирование в полочных высотных стеллажах; складирование в проходных (проездных) стеллажах; складирование в передвижных стеллажах; складирование в элеваторных стеллажах; складирование в других видах стеллажей.

Для отдельных видов грузов данные способы, впрочем, как и сам термин «укладка», не применимы. Речь идет о грузах, не поддающихся укладке по общепринятым схемам в силу своих характеристик. Так, грузы выгружаемые наливом, навалом или насыпью, либо предварительно упаковываются, либо помещаются внутрь специального оборудования (например, нефть в цистерны).

Ряд грузов допускается хранить навалом. Способы укладки (размещения) должны обеспечивать:

— высокую степень используемой площади и объема;
— чувствительность к структурным изменениям грузов;
— низкие эксплуатационные затраты;
— сохранность грузов;
— возможность автоматизированного управления;
— возможность быстрого и оперативного поиска необходимого груза;
— устойчивость грузов, находящихся в укладках;
— механизированную разборку укладок и подъема груза навесными захватами подъемно-транспортного оборудования;
— безопасность работающих в зонах укладок;
— Штабели могут формироваться как из затаренных (упакованных) грузов, единичных незатаренных (неупакованных) грузов, так и из груза, складированного навалом.

При укладке штабелей из грузов в различной таре (упаковке) необходимо помнить несколько основных принципов.

Так, формирование штабелей из ящиков осуществляется тремя основными способами: 1. Вертикальная укладка. При вертикальной укладке дощатые ящики размещают плотно один к другому и к стенам помещения, по ширине с наличием просветов величиной 4-5 см между ящиками, а также штабелем груза и стенами.

Через каждые два яруса на головки ящиков накладывают рейки сечением 2 3 см, концы которых должны по возможности упираться в стены. В двух верхних ярусах ящики обязательно должны устанавливаться на рейки. Ящики следующих ярусов точно укладываются на ящики нижнего ряда. 2. Перекрестная укладка. Ящики укладывают в первом ярусе вдоль помещения (места хранения), во втором ярусе поперек помещения (места хранения) и т. д. с просветами между рядами ящиков 4 5 см. При правильной укладке ящики перекрываются между собой. 3. Шахматная укладка.

Ящики в нечетных ярусах размещают с просветами между ящиками величиной 4 5 см, на расстоянии 7 8 см от одной продольной стены помещения (места хранения) и 2 3 см от другой. Ящики четных ярусов размещают в таком же порядке, но с перекрытием интервалов нижерасположенных нечетных ярусов внахлест на рядом расположенные ящики не менее, чем на 2 3 см. Свешивание крайних ящиков допускается не более чем на одну треть их ширины.

Ящики-лотки и картонные ящики устанавливаются плотным штабелем. При этом ящики-лотки размещают по длине плотно один к другому и к продольным стенам (границам) места хранения так, чтобы все стойки (головки) нижних ящиков-лотков точно входили в имеющиеся для них пазы верхних ящиков. При необходимости снятия ящика с верха штабеля необходимо предварительно убедиться, что лежащий рядом груз занимает устойчивое положение и не может упасть. Укладывать ящики в закрытых складских помещениях необходимо с обеспечением ширины главного прохода не менее 3 5 м. Способы хранения в зависимости от вида склада, условий хранения, принятой на данном складе методики складских операций применяются следующие способы хранения товаров (материалов, сырья, готовой продукции и пр.).

Сорт товара (продукции) это градация товара (продукции) определенного вида по одному или нескольким показателям качества, установленная нормативной документацией.

При сортовом способе товары разной сортности размещают отдельно друг от друга, что позволяет наиболее рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров. Недостатком этого способа является увеличение объема работы для работников склада, поскольку приходится выделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам. 2. Партионный. В зависимости от того, на каком складе осуществляется хранение, термин «партия» обозначает разные понятия. Так, изготовители под партией понимают количество товара одного типа (вида), исполнения, размера, изготовленное в течение одной смены.

В НТД можно встретить и иное определение понятия «партия» с точки зрения изготовителя «партией считают количество товаров одного наименования и размера, изготовленных из одного материала по одному техническому регламенту или иному технологическому документу и чертежам». У потребителя под партией понимают количество товара, оформленное одним документом о качестве. Есть и универсальное определение: «Партия определенное количество продукции одного типа (вида), изготовленное одним предприятием в одинаковых условиях, одновременно предъявленное к приемке и оформленное одним документом о качестве.

Суть партионного способа хранения заключается в том, что каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. При этом не имеет значения, что в состав партии входят товары различных сортов и наименований. Можно сказать, что складская площадь используется не совсем рационально, так как остатки товаров одного и того же сорта и например, безалкогольные напитки хранят в сухом, затемненном, вентилируемом помещении. Напитки в бутылках, бутылях, банках, алюминиевых лакированных тубах хранятся в заводских ящиках и корзинах, уложенных штабелями высотой не более 2 м. Бутылки с минеральной водой хранят на стеллажах уложенными в штабеля или в ящиках.

При этом бутылки, укупоренные кронен-пробками с корковыми прокладками и из полимерных материалов, хранят в горизонтальном положении в ящиках или уложенными штабелями без ящиков высотой не более 18 рядов.

Бутылки, укупоренные кронен-пробкой с прокладками из полимерных паст, хранят в вертикальном положении. При хранении минеральных вод допускается появление на внешней поверхности кронен-пробок пятен ржавчины, не нарушающих герметичности укупорки. 1.2.4 Формирование отправок. Выдача грузов Сама передача грузов из отдела хранения в отдел экспедиции производится по накладной материально ответственными лицами с распиской на третьем экземпляре накладной материально ответственных лиц отдела экспедиции.

Два экземпляра накладной передаются в отдел экспедиции, третий остается в отделе хранения. Реестры приходных и расходных документов материально ответственные лица отделов сверяют с записями приемных актов и накладных. В случае расхождений материально ответственные лица, отвечающие за учет в отделе, устанавливают причину и исправляют ошибки путем выписки соответствующих документов на разницу с указанием причин по каждому отдельному случаю.

Движение этих документов происходит так же, как и основных. На выявленные расхождения составляется отдельный реестр расхождений по форме реестров приходных и расходных документов (приемных актов, накладных), который подписывается материально ответственными лицами и бухгалтером. На основании приходных и расходных реестров с приложенными к ним документами (приемными актами, накладными) за подписями материально ответственных лиц отделов отделом хранения склада готовится товарный отчет.

Он составляется в двух экземплярах, один из которых вместе со всеми приходными и расходными документами передается в бухгалтерию склада под расписку на втором экземпляре отчета, а второй экземпляр остается в отделе у материально ответственных лиц. В отделе экспедиции производятся упаковка грузов с соблюдением установленных правил. Экспедиция передает грузы по количеству мест либо заказчику, либо экспедитору для отправки получателям под расписку в книге регистрации отдела экспедиции.

Экспедитор, сопровождающий груз, сдает его получателю, у которого имеется постоянная или разовая доверенность. При обнаружении недостачи, порчи, боя, образовавшихся в пути при доставке груза, сопровождающий совместно с получателем в обязательном присутствии представителя (материально ответственного лица) экспедиции, или отдела (если упаковка груза производилась в отделе хранения) составляет акт в 3 экземплярах, из которых первый направляется в бухгалтерию, второй остается у получателя, третий сдается в экспедицию склада.

Вывоз (вынос) грузов с территории склада может осуществляться по пропускной системе. В этом случае приказом по складу устанавливается перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать пропуск на вывоз (вынос) со склада товарно-материальных ценностей. При вывозе (выносе) грузов с территории склада работник охраны отбирает пропуск, проверяет количество и качество товарно-материальных ценностей в натуре в соответствии с данными, указанными в пропуске.

В случае расхождения, если в натуре оказалось большее или меньшее количество упаковок или несоответствие упаковок показанным в пропуске, работник охраны должен приостановить вывоз (вынос) грузов и немедленно вызвать заведующего или его заместителя и главного бухгалтера склада для выяснения причин расхождений. Работник охраны на отобранных пропусках расписывается в строке «Проверил» и регистрирует их в книге по форме, установленной внутренним распорядком.

На пропуске работник охраны проставляет порядковый номер по книге регистрации. По окончании рабочего дня пропуска подбираются в хронологическом порядке (по номерам) и сдаются ежедневно под расписку в бухгалтерию склада. Во время приемки бухгалтерия по книге регистрации накладных проверяет соответствие количеств мест, указанных в пропуске и товарном документе. В бухгалтерии пропуска подшиваются за каждый месяц в отдельную папку и хранятся наравне с бухгалтерскими документами.

Учет материалов
Материальный учет
Материально-производственные запасы
Учет доходов от перевозок

Назад | | Вверх

Складской учет материально-производственных запасов

Одним из важнейших условий бесперебойной работы организаций всех отраслей народного хозяйства является правильная организация складского хозяйства. От того, как налажено складское хозяйство, во многом зависит рациональное использование материально-производственных ресурсов, повышение производительности труда, рентабельности производства и качество готовой продукции.

Основное назначение складов

Основное назначение складов — хранение материально-производственных запасов (МПЗ). Кроме того, на складах выполняются работы, связанные с подготовкой материалов к производственному потреблению и доставке их непосредственным потребителям (цехам, отделам, стройкам, покупателям и др.). Потери материалов при хранении и производстве погрузочно-разгрузочных работ оказывают влияние на увеличение себестоимости продукции, работ и услуг, а также создают условия для безнаказанного хищения имущества.

По характеру деятельности (назначению) склады промышленных организаций могут быть материальные и внутрипроизводственные (межцеховые или внутрицеховые). На материальных складах хранятся материальные запасы, предназначенные для обеспечения непрерывного и бесперебойного процесса. Работа этих складов строится с учетом требований производственного процесса и обеспечения его материалами. От четкой работы складов в значительной степени зависит успех работы организации, развитие производства, выполнение производственных заданий. К внутрипроизводственным складам относятся межцеховые и внутрицеховые склады, на которых сосредоточиваются МПЗ, а также межоперационные заделы для текущего обслуживания рабочих мест и бесперебойного выполнения сменно-суточных заданий и графиков производства.

По виду и характеру хранимых МПЗ склады организаций делятся на универсальные и специализированные.

Универсальные склады

Универсальные склады приспособлены для хранения самых различных видов материальных ценностей. К ним относятся центральные материальные склады, предназначенные для хранения различных материалов производственного и хозяйственного назначения.

Специализированные склады

Специализированные склады предназначены для хранения определенных видов материалов. К этим складам относятся склады черных металлов и металлоизделий, цветных металлов и их сплавов, лакокрасочных материалов, ГСМ, древесных и строительных материалов, электроизделий и других материалов.

Важным вопросом организации складского хозяйства на предприятии является правильное размещение их на территории этой организации. В любой производственной организации существует технологическая связь между отдельными складами и цехами-потребителями материально-производственных запасов. Кроме центральных складов, в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие роль промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Склады должны быть оборудованы специальными устройствами для хранения материалов (стеллажами, бункерами, резервуарами), обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. К оборудованию для хранения материалов предъявляются следующие требования:

  • для обеспечения сохранности материальных ценностей необходимо каждую марку, сорт и размер того или иного материала хранить в соответствующем стеллаже, бункере и т.д.; в одной ячейке стеллажа, бункера нельзя хранить два и более сортов и марок материалов, потому что это осложняет отпуск материалов, вызывает его порчу и пересортицу, а также усложняет проведение инвентаризаций, что снижает их оперативное и контрольное значение;
  • оборудование должно позволять укладывать материал с одной стороны, а отпускать — с другой, обеспечивая при этом бесперебойность поступления и отпуск материалов;
  • при организации складирования материалов необходимо стремиться к тому, чтобы обеспечивалась удобная укладка и выемка материалов из стеллажей или других приспособлений, что позволит с наименьшими трудовыми и временными затратами проводить выборочные инвентаризации и внезапные проверки;
  • важно обеспечивать максимальное использование площади и объема склада, стеллажа или другого устройства для хранения;
  • размеры ячеек и стеллажей должны соответствовать габаритам материалов, способам их укладки (на полках стеллажа, поддонах) и принятой организации и механизации (автоматизации) внутри складских работ.

В организации эффективного учета и контроля МПЗ важную роль играет оборудование мест их хранения и использования весоизмерительными приборами для качественных измерений материалов при их приемке, отпуске и проверке наличия. Количество материалов может быть определено в зависимости от принятой единицы учета путем взвешивания, замера (длины, поверхности или объема), подсчета количества штук или путем «теоретического подсчета».

Применяемые на складах весы делятся на следующие основные группы: автомобильные стационарные и передвижные, вагонные, крановые, платформенные (товарные) передвижные и стационарные, настольные и др.

Правильное хранение материалов на складе и последующее быстрое их нахождение при отпуске предполагает их размещение по сортам, размерам и даже партиям поступления. Для обеспечения этого условия необходимо для каждого сорта и размера материала иметь определенное место хранения: стеллаж, полку, ячейку, ящик и т.д., укладывая наиболее ходовые материалы ближе к входу или выходу. Материалы однородные, но поступившие на склад в разные сроки, надо размещать рядом, но таким образом, чтобы ранее поступившие материалы можно было отпускать в первую очередь. Важно обеспечить отпуск материалов в порядке их поступления на склад. Для этого рекомендуется применять гравитационные стеллажи, которые обеспечивают поточность перемещения в них материалов.

Условия и техника хранения материалов зависят от их физико-химических свойств. Очень многие материалы близки по своим физико-химическим свойствам, поэтому условия и техника их хранения могут определяться применительно не только к отдельным видам материалов, но и к их группам.

При определении условий хранения материала следует учитывать длительность хранения его на складе. В зависимости от продолжительности нахождения материалов на складе различают долгосрочное и краткосрочное хранение.

К краткосрочному хранению можно отнести материалы текущего запаса, а к долгосрочному хранению — материалы специального, неснижаемого, резервного запасов.

В большинстве организаций текущий запас на материальных складах не превышает 30-45 дней.

Для обеспечения правильного хранения МПЗ требуется организовать правильный учет их на складе. Основная задача учета материалов на складах обеспечить их сохранность. Поданным учета материалов можно выявить избыточные и неходовые материалы, а также анализировать остатки и оборачиваемость отдельных видов материалов.

Материально-производственные запасы поступают на склад организации от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные деньги, в результате списания пришедших в негодность основных средств. Материалы поступают на склады организации как от одногородних, так и иногородних поставщиков. В первом случае доставка их на склады производится обычно автомобильным транспортом организации или поставщика. Во втором случае материалы чаще поступают по железной дороге группами вагонов, одиночными вагонами, в контейнерах и мелкими отправками через грузовой двор станции. Согласно Уставу железных дорог станция назначения груза обязана уведомить грузополучателя о прибытии груза не позднее 12 часов следующего дня. Поданные на склад вагоны под разгрузку осматриваются работниками транспортной группы и склада: проверяется целостность стен, пола, крыши и наличие пломб. Пломбы должны соответствовать данным, указанным в вагонном листе и накладной, правильно навешены и иметь ясный отпечаток.

Материалы, поступающие в открытом подвижном составе, сверяются с данными, содержащимися в накладной. Если материал перевозился навалом или насыпью, то проверяется равномерно ли он лежит на открытом подвижном составе и нет ли следов утери или хищения. При наличии какого-нибудь дефекта приемщик вправе требовать контрольного взвешивания и составления акта. Порядок приемки материалов, прибывших в вагонах или контейнерах, зависит от того, за чьими пломбами они поступили. Если материал прибыл за пломбой станции отправления, то он принимается в присутствии весовщика станции по количеству мест. Если материал прибыл в исправном состоянии, а недостача веса не превышает установленных норм естественной убыли при перевозках, акт не составляется, а недостача веса отмечается в железнодорожной накладной. Материал может поступать на склад и за пломбами отправителя. При этом если вагон и пломбы исправны, необходимо требовать от станции назначения отметки на обороте накладной о выдаче груза без проверки веса. Снятые с таких вагонов пломбы следует сохранять до момента приемки и оприходования материала. Если при приемке выявляется расхождение между данными поставщика и фактическим количеством прибывшего материала, то приемный акт составляется при участии представителя государственной экспертизы или незаинтересованной организации, и к акту прилагаются снятые с вагона пломбы.

Поступающие на склад с материалами вагоны или автомашины должны быть оперативно приняты и разгружены. За задержку вагонов под выгрузкой сверх установленных сроков с грузополучателя взыскивается штраф. Материалы, поступающие на склады организации, должны тщательно проверяться в отношении соответствия их количества и качества, указанных в сопроводительных документах.

Количественная и качественная приемки связаны между собой. Проверка количества поступившего материала должна предшествовать проверке качества. Материалы на складах организации обычно принимает заведующий складом (кладовщик) совместно с представителями технических служб. Материалы особо ответственного назначения и наиболее ценные принимаются специальной комиссией. Номенклатура таких материалов и персональный состав приемной комиссии в организации утверждаются приказом руководителя или распоряжением главного инженера.

Началом приемки считают день поступления материалов на склад. Своевременная приемка материалов обеспечивает правильное ведение учета и отчетности, предъявление претензий поставщику, если поступившие материалы ненадлежащего качества или по количеству не соответствуют сопроводительным документам. Чем скорее поступивший материал будет принят на учет, тем меньше возможностей для его порчи и хищений.

Установлены конкретные сроки для предъявления претензии поставщику в случае недостатков, выявленных при приемке материалов. Несоблюдение этих сроков может вызвать убытки, так как претензия не будет удовлетворена поставщиком.

Количественная приемка материалов на складах организации заключается в проверке соответствия поступившего материала данным, указанным в счете-фактуре поставщика или железнодорожной накладной, спецификации, описи, упаковочных ярлыков и др., а также условиям договора. Отсутствие указанных документов или некоторых из них не приостанавливает приемки, и составляется акт о фактическом наличии. В этих случаях в акте делается отметка об отсутствии документов.

Если при приемке материалов на складе получателя будет обнаружено несоответствие веса нетто или количества товарных единиц с данными, указанными в сопроводительных документах, получатель приостанавливает вскрытие остальных мест и вызывает представителей поставщика. В случае неявки их в установленные сроки заведующий складом (кладовщик) проводит дальнейшую проверку в присутствии представителей незаинтересованной организации и составляет акт, который подписывается всеми присутствующими.

Количественную приемку штучных и весовых материалов следует производить одновременно с их выгрузкой для сокращения объема складских работ и ускорения процесса приемки. При приемке штучных материалов, упакованных в ящики, подсчитывается количество мест, взвешивается каждое место и выборочно или каждое место распаковывается для определения в нем количества материалов. При подсчете количества мест и определении веса каждого места следует обращать внимание на маркировку, имеющуюся на таре. Эта маркировка содержит номер партии, количество мест в партии и вес данного места (ящика, тюка и т. п.). Количественная приемка МПЗ должна проводиться в соответствии с инструкцией «О порядке приема продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству».

В необходимых случаях осуществляется приемка материалов по качеству, которая заключается в проверке качества поступивших материалов и соответствия их стандартам, техническим условиям и образцам. Качество поступивших материалов устанавливается путем внешнего осмотра, проверки размеров и лабораторных испытаний отобранных образцов. Внешнему осмотру подвергается весь принимаемый материал или только его часть в виде образцов или проб. Внешним осмотром устанавливаются правильность формы и размеров штучных материалов, цвет или оттенок материала, наличие и размеры пороков и повреждений, видимых невооруженных глазом или могущих быть обнаруженными с помощью простейших приборов и инструментов.

Когда внешний осмотр вызывает сомнение в качестве принимаемого материала или имеется несогласие поставщика с заключением приемочной комиссии склада о качестве материала, принимаемого по внешнему осмотру, то производятся лабораторные испытания. Порядок и сроки приемки материалов по качеству определяются инструкцией «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству».

При недостачах материальных ценностей в пределах норм естественной убыли претензии к поставщику не предъявляются, и оприходование их производится по фактической массе. При этом стоимость недостающих ценностей списывается на себестоимость заготавливаемых материалов.При поставке материалов ненадлежащего качества или поставке некомплектных товаров у покупателя возникают права, предусмотренные общими положениями для всех видов купли-продажи (ст. 475, 480 Гражданского Кодекса РФ). Установленная законом или договором поставки неустойка за недопоставку или просрочку поставки взыскивается с поставщика до фактического исполнения обязательств в пределах его обязанности восполнить недопоставленное количество материалов в последующих периодах поставки, если иной порядок уплаты неустойки не установлен законом или договором.

Если поставщик, получивший уведомление покупателя о недопоставках поставленных материалов, без промедления заменит эти материалы материалами надлежащего качества, то покупатель не вправе требовать от поставщика совершения иных действий. Расходы по замене материалов ненадлежащего качества несет сам поставщик, по вине которого допущено нарушение условий договора. Такой же порядок установлен при некомплектности поставленных других МПЗ.

Поставленные без согласия организации материалы, не предусмотренные договором, или материалы, поставленные с нарушением условий договора, т. е. материалы, от приемки которых склад отказался, хранят и учитывают отдельно, как принятые на ответственное хранение.

Принятие на ответственное хранение

О принятии материалов на ответственное хранение организация (покупатель) обязана уведомить поставщика по телеграфу в суточный срок с момента их поступления. Поставщик обязан по телеграфу распорядиться принятыми на ответственное хранение материалами не позднее 5 дней со дня получения уведомления или вывезти материалы. Организация вправе принять материалы на ответственное хранение, если они без ее согласия поставлены досрочно, при ненадлежащем их качестве или при поступлении незаказанных материалов. В период ответственного хранения организация не вправе использовать материалы и распоряжаться ими, кроме случаев, предусмотренных законом или иными правовыми актами.

Расходы организации в связи с принятием товара на ответственное хранение подлежат возмещению поставщиком. За задержку сверх установленного срока распоряжения об использовании материалов, принятых получателем на ответственное хранение, поставщик уплачивает организации пеню в размере 0,2% стоимости материалов за каждый день задержки, но не более 5% их стоимости. При неполучении распоряжения в течение 30 дней со дня направления уведомления поставщику организация вправе распорядиться материалами, использовав прежде всего возможности реализации материалов на месте.

Расходы по приемке, выгрузке и реализации принятого на ответственное хранение груза включают стоимость разгрузочных работ, перевозки груза на склад организации, экспертизы, погрузочных работ, перевозки на станцию отправления, тариф за перевозку груза по указанию поставщика и другие выплаты, произведенные хранителем в связи с получением и реализацией не заказанного им груза.

Отдельные партии материалов, находящиеся в процессе технической приемки, лабораторного испытания, а также принятые на ответственное хранение ввиду отказа от акцепта, должны быть своевременно записаны заведующим складом (кладовщиком) в Журнал учета поступающих грузов (ф. N М-1). Записи в этом журнале ведутся с подразделением на группы: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», а внутри этих групп — по отдельным партиям материалов. Эти партии хранятся на складах раздельно.

Инвентаризация склада

При организации работы по проведению инвентаризации и проверок МПЗ необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных структурных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера.

В структурных подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация МПЗ на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру используется карточка учета материалов (ф. N 17). Карточки выдаются кладовщику под расписку. Кладовщик ежедневно делает в них записи на основе первичных приходно-расходных документов года, который проставляется на самом первичном документе, послужившим основанием для записи. После каждой записи прихода (расхода) материалов заведующий складом выводит остаток материалов на конец дня.

В конце месяца в целях контроля заведующий складом подсчитывает обороты за месяц по приходу и расходу и выводит остаток на конец месяца.

Остаток должен соответствовать аналогичному показателю остатка на конец дня последней записи операции движения материалов за текущий месяц. Выведенные остатки заведующий складом из карточек переносит в ведомость учета остатков материалов на складе (ф. N М-14), сальдовую книгу, которая хранится в бухгалтерии. Разрешается данные об остатках из карточек переносить работнику бухгалтерии организации, но в этом случае заведующий складом своей подписью заверяет правильность перенесения данных.

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов, которым предусматриваются порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверка показателей. При использовании в организации количественно-суммового метода учета материалов одновременно на складе и в бухгалтерии ведутся регистры количественно-суммовой формы (карточки аналитического учета, оборотные ведомости) в разрезе номенклатурных номеров. В конце месяца проводится взаимосверка данных склада и бухгалтерии.

Все перечисленные документы на поступление и расход материалов используются прежде всего для ведения оперативного учета материалов работниками складов. На каждый номенклатурный номер материальных ценностей имеется карточка количественного складского учета.

Карточка складского учета

Верхняя часть карточки (сведения о самом материале, норма запаса, цена за единицу) заполняется бухгалтером материальной группы. Нижняя часть предназначена для отражения текущего движения материала в натуральном выражении на основе первичных документов. Карточки регистрируются и под расписку выдаются кладовщику.

Периодически, но не реже одного раза в десять дней, бухгалтер материальной группы принимает по реестру первичные документы на приход и расход материалов, проверяет соответствие записей в карточках содержанию документов и ставит в графе «Контроль» дату проверки и подпись.

При таком порядке ведения карточек складского учета материалов и контроля за записями в них данные оперативного учета приобретают бухгалтерскую достоверность и в дальнейшем процессе учета материалов могут использоваться в качестве регистров аналитического учета движения материалов.

Сама картотека на складе строится в порядке балансовых счетов, однородных групп материалов, а внутри них — по номенклатурным номерам. Записи в карточках ведут только работники складов, которые осуществляют оперативный учет. Остатки на 1-е число каждого месяца переносятся из карточек в сальдовую книгу или ведомость, таксируются по учетной цене и подсчитываются по укрупненным группам материалов, складам и балансовым счетам.

Полученные после таксировки по учетным ценам суммы остатков материалов каждой укрупненной группы сверяются с данными бухгалтерии, где движение материалов учитывается в денежном выражении, по тем же укрупненным группам однородных материалов. Такой порядок ведения оперативного учета движения материалов и его взаимосвязь с бухгалтерскими обобщениями называется оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом, преимущество которого (особенно в условиях обработки с применением ЭВМ) состоит в том, что оперативные данные движения каждого вида материалов, отраженные в карточках складской картотеки, приобретают бухгалтерскую достоверность благодаря установленной системе контроля за текущими запасами и остатками. Это, в свою очередь, позволяет отказаться от учета движения по каждому номенклатурному номеру в натуральных единицах измерения, объединить оперативный и аналитический учет в единую систему и тем самым снизить затраты времени на ведение такого учета.

Однако сальдовый метод не приобрел повсеместного распространения — встречаются и другие варианты организации аналитического учета по видам материалов. На ряде предприятий отсутствует контроль со стороны бухгалтерии за отражением операций поступления и отпуска материалов в складских карточках, что вызывает необходимость в самой бухгалтерии осуществлять параллельный учет в натуральных единицах измерения. Для этого используют сортовую оборотную ведомость, в которой ежемесячно на основе сгруппированных по номенклатурным номерам первичных документов показывают количество и сумму остатков на начало месяца, приход, расход и остатки на конец месяца. На отдельных предприятиях, как правило небольших, в бухгалтерии ведут карточки количественно-суммового учета материалов по каждому номенклатурному номеру с последующим обобщением данных об остатках и движении в оборотной ведомости. Это намного увеличивает трудоемкость ведения сортового учета материалов за счет дублирования ряда записей, дополнительных подсчетов и т. д.

Реестры документов

В установленные сроки заведующий складом передает все приходные документы склада в бухгалтерию организации по реестру формы N М-13 «Реестр приемки-сдачи документов», выписанному в двух экземплярах. Первый экземпляр с приложением оправдательных документов остается в бухгалтерии, второй (с распиской бухгалтера о количестве принятых приходных и расходных документов) — у заведующего складом. Как правило, документы передаются ежедневно, но не реже одного раза в неделю. В организациях малого и среднего бизнеса, где документооборот незначителен, документы передают в бухгалтерию подекадно или два раза в месяц.

Для удобства группировки первичных документов можно передачу приходных и расходных документов фиксировать в отдельных реестрах. Реестры на сдачу документов в этом случае нумерует заведующий складом нарастающим итогом с начала года: в реестрах на сдачу приходных документов проставляет нечетные номера (01, 03, 05 и т.д.), на сдачу расходных документов — четные (02, 04, 06 и т.д.). В реестрах номера документов должны быть сгруппированы по субсчетам, а в разрезе субсчетов — по источникам получения (от поставщиков, подотчетных лиц, по договорам дарения и безвозмездно, от списания основных средств и т.д.) и направлениям расхода — изготовление продукции, оказание услуг, выполнение работ, ремонт основных средств, общепроизводственные и общехозяйственные цели, реализация, безвозмездная передача и т. д.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад.

Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов. При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему следует приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру — при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справку о покупке на рынке или у населения.

В акте (или справке) подробно излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества и цены материальных ценностей по ордеру продавца. Акт (справку) должен утвердить руководитель организации. Форму акта (справки) разрабатывает бухгалтерия организации самостоятельно, и она прилагается к приказу об учетной политике. В нем должны быть отражены все необходимые реквизиты, позволяющие проконтролировать законность и целесообразность приобретения материалов. Список лиц, которым разрешено приобретать материальные ценности за наличные деньги, должен быть оформлен приказом (распоряжением) по организации об учетной политике.

Бухгалтерия не реже одного раза в неделю проверяет правильность и полноту записей в карточках складского учета по первичным документам, сданным заведующим складом в бухгалтерию. Факт проверки подтверждается подписью проверяющего в карточках складского учета.

Н.Н. ЛАРАСОЦКАЯ, кандидат экономических наук, доцент кафедры «Бухгалтерский учет» Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации

Другие публикации:  Приказ мз 2006 г 40