Заявление в подотчет в 1с

Оглавление:

1С клуб: форум, скачать, обучение, консультации пользователям, помощь программистам

Заявление на выдачу в подотчет денежных ср.

Евгения Баранец 31 Jan 2015

Название: Заявление на выдачу в подотчет денежных средств

Добавлен: 31 Jan 2015

Заявление на выдачу в подотчет денежных средств. Очень удобно особенно сейчас, когда не нужно делать приказ, а просто распечатывать заявление

Как в 2018 году выдавать деньги из кассы под отчет

Выдача денежных средств из кассы — «проза жизни» для каждой организации. В 2018 году правила работы с подотчетными суммами поменялись, и теперь бухгалтеру необходимо учитывать эти нововведения. Мы расскажем, как выдать деньги в подотчет по новым правилам.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2018 году

В августе 2018 года Центробанк внес изменения в правила выдачи денежных средств из кассы. В чем суть этих нововведений и как теперь работать с подотчетниками, вы узнаете из нашей статьи.

Новые правила выдачи подотчетных сумм в 2018 году

19 августа 2018 года вступили в силу изменения в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, регулирующее порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений заключается в следующем:

  1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
  2. Расходные и приходные ордера теперь можно оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег может расписываться в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получать на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
  3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимися по предыдущим авансам.

Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Возможно, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для очень малого количества компаний. А вот выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой фирме.

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм в 2018 году

Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать информацию о необходимой сумме, сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Очевидно, что в документе нужно указать данные самого работника и попросить его расписаться.

Посмотрите образец заявления на выдачу денег в подотчет в 2018 году:

Образец приказа на выдачу денежных средств

Альтернативой заявления на подотчет в 2018 выступает распорядительный документ организации. В новой редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это должен быть приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов. Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но вполне логично, что в нем должна быть та же информация, что и в заявлении: о подотчетном лице, сумме, сроке предоставления аванса, а также дата и подписи руководителя и подотчетника.

Другие публикации:  Отчетность тверь

Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2018 году:

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще это оформить заявлением работника. А если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее будет издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого выражать просьбу в письменном виде.

Что делать с должниками?

Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимися работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, могут вызвать ненужное внимание контролеров при очередной налоговой проверке. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых возможно получить новый аванс.

Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту сотрудника, безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи денежных средств из кассы организации. Во-первых, повышается оперативность и надежность осуществления платежей, во-вторых, минимизируются расходы на услуги банков (комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличных), в-третьих, уменьшаются трудозатраты работников бухгалтерии (отсутствует необходимость оформлять кассовые документы). Также безналичный способ позволяет выдать деньги сотруднику, находящемуся в другом городе или даже в другой стране.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется утвержденным Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт № 266-П от 24.12.2004 г. (в ред. от 10.08.2012 г.), в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

В Положении Банка России от 12.10.2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П), отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс организаций.

Кроме того, ЦБР в Письме от 23.07.2009 г. N 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций. В этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое законодательство не содержит.

Более того, Минфин РФ в своем письме от 05.10.12 г. № 14-03-03/728 прямо рекомендует организациям сектора государственного управления проводить безналичные расчеты с подотчетными лицами и переводить подотчетные суммы на их банковские карты.

Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам на административно-хозяйственные расходы подтверждается и позицией арбитражных судов (Постановление 14 Арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 г. по делу N А05-11476/2010, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 г. N А52-174/2007).

Однако на практике у организаций могут возникнуть налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, должны быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

С целью снижения возможных налоговых рисков и претензий со стороны налоговых органов при выдаче денежных средств под отчет на административно – хозяйственные нужды, организациям необходимо соблюсти правильность оформления всех первичных документов и отражения в бухгалтерском и налоговом учете данной операции.

Возможность выдачи денежных средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном договоре и Положении о командировках и т.п.).

Другие публикации:  Льготы матерям одиночкам в 2018 году в нижнем новгороде

Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим банком.

Организации необходимо издать приказ, в котором будет содержаться перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.

В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы» или на «хозяйственные нужды»).

Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет.

Так, организациями в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

  • выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки;
  • выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет;
  • подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Вышеуказанные требования вытекают из п. 4.4 Положения N 373-П.

Авансовый отчет может быть составлен по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55, если учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации утверждены унифицированные формы Госкомстата РФ, или по иной форме, утвержденной учетной политикой.

Кроме того, в соответствии с п. 6, 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 (в ред. от 14.05.2013 г.) (далее — Положение № 749), при направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

  • приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма N Т-9. Здесь и далее – указанные унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, применяются, если они утверждены учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации);
  • служебное задание (унифицированная форма N Т-10а);
  • командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).

По возвращении из командировки на основании п. 26 Положения № 749 в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма N Т-10а).

При соблюдении всех вышеуказанных требований налоговые риски организаций при перечислении подотчетных сумм на банковские карты сотрудников минимальны.

В бухгалтерском учете организации при выдаче денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника могут быть сделаны следующие проводки:

  • Дт. 71 Кт. 51 – перечислена подотчетная сумма с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
  • Дт. 01, 10, 20, 26, 44, 19 и др. Кт. 71 – отражены расходы по авансовому отчету сотрудника.

Сумма перерасхода по авансовому отчету также может быть перечислена на карту сотрудника или выдана из кассы организации (Дт. 71 Кт. 51 (50)).

А сумма излишка может быть:

  • возвращена сотрудником в кассу организации (Дт. 50 Кт. 71);
  • переведена сотрудником на расчетный счет организации (Дт. 51 Кт. 71);
  • удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Дт. 70 Кт. 71).

Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет: 5 важных нововведений

Выдача денег под отчет в любой момент

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ.

Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации. После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.

Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Для их выдачи достаточно оформления распорядительного документа. Между тем, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. Дело в том, что проверяющие (ИФНС и ФСС) могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ. Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно и без задержек.

Другие публикации:  Договор поставки гос нужд

Выдача денег под отчет без заявлений

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.

Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.

Оформление кассовой книги уполномоченным лицом

Поправки вносятся в абз. 3 пп.4.6 Порядка ведения кассовых операций. В соответствии с ранее действующим порядком, все записи в кассовой книге осуществлялись строго кассиром. Кассир вносил в книгу записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные и выданные наличные деньги.

Теперь круг лиц, которые могут заполнять кассовые книги, существенно расширен. По сути, вести книги сможет любой уполномоченный на это сотрудник организации. Для этого потребуется издать соответствующее распоряжение или приказ, уполномочивающий сотрудника на внесение записей в книгу.

Возврат денег без ордера

Поправки вносятся в пп.4.1 Порядка ведения кассовых операций. До изменений выдача наличных денег из кассы, например, при возврате товара покупателем проводилась по расходным кассовым ордерам. По каждой возвращаемой покупателю сумме организация обязана была составлять расходный ордер (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Теперь составлять в таких случаях отдельные расходные ордеры не потребуется. Согласно поправкам, все ордеры могут оформляться по окончании проведения кассовых операций. То есть в конце рабочей смены на основании фискальных документов (кассовых чеков, оформленных онлайн-кассой). Иными словами, для выдачи денег за возвращенный товар достаточно будет оформить чек, содержащий отметку о возврате (признак – «возврат прихода»).

Больше обязанностей у кассира

Поправки вносятся в абз. 4 пп. 4.6 Порядка ведения кассовых операций и касаются изменения порядка сверки данных, которые содержатся в кассовой книге.

Ранее кассир в конце рабочего дня обязан был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов. А также обязан был вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставить в ней подпись. Теперь же данные кассовой книги сверяются не только с данными приходных и расходных ордеров, но и с фактической суммой наличных денег в кассе.

«Заявление на выдачу подотчет» для РКО

Внешняя печатная форма к документу «Расходный кассовый ордер» — «Заявление на выдачу денежных средств подотчет».

Для конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7».

Как использовать: Архив распаковать, в архиве 2 файла с расширениями «.EFD» и «.ert». Эти файлы скопировать в папку ExtForms\PrnForms каталога информационной базы. После этого в документе «Расходный кассовый ордер» при нажатии на стрелку рядом с кнопой печать появится надпись «Заявление».

Форма очень простенькая, прошу не судить строго). Но замечания приму к сведению.

Внешняя форма печати РКО — «Заявление о выдаче средств»

, была сделана эта внешняя печатная форма «Заявления о выдаче средств».
Данные (кроме цели использования, пока в качестве цели указал «на производственные нужды предприятия») берутся из самого РКО, срок подотчёта устанавливается в конец квартала (в последние 10 дней квартала — в конец следующего квартала).
Работает с конфигурацией БП 2.0, платформа 8.2

Во вложениях — сама внешняя форма и пример того, что будет напечатано.

Если нужна подсказка — как «подхватить» внешнюю печатную форму — расскажу.
Если есть критика/предложения — с удовольствием выслушаю, внесу изменения.

Заявление на выдачу денежных средств подотчет.

Внешняя печатная форма: «Заявление на выдачу денежных средств подотчет» подключается через Дополнительные внешние отчеты и обработки -> Печатные формы к документу «Расходный кассовый ордер»

Имеет параметры авторегистрации.

Выводится на печать для РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику».

Основа для макета, с разрешения автора, взята отсюда: //infostart.ru/public/115944/ (в публикации внешняя печатная форма для 1 с Бухгалтерия 8.2)

22.05.12 Реализовано пожелание пользователя GVALA. В случае если подотчетник — Руководитель организации, тогда заявление ответственному лицу: главному бухгалтеру, и подписывает только Гл. бух. аналогично подотчетнику — Гл. буху, подписывает только Руководитель. В остальных случаях заявление Руководителю и две подписи.